Una gran barrera operativa. Conseguir una coordinación departamental y gestión con agentes externos.
Llevar a cabo la transformación digital en organizaciones con un alto nivel de especialización implica unificar flujos de trabajo muy dispares. Dentro del sector de la seguridad privada, administrar con máxima agilidad expedientes, clientes e intervenciones técnicas es un requisito crítico para garantizar la excelencia en el servicio.
En el caso de Grupo ON Seguridad, la compañía se enfrentaba a una gran complejidad. Articular una estructura con múltiples áreas de trabajo y colaboradores de campo. Por un lado, la actividad diaria en administración, ingeniería, operaciones técnicas y calidad dependía en gran medida de gestiones manuales. Por otro lado, existía una desincronización entre el ERP corporativo, la central receptora de alarmas (CRA) y las operaciones de los instaladores.
Como consecuencia directa, este escenario generaba duplicidad de tareas administrativas, cuellos de botella y cierta opacidad en la trazabilidad de los expedientes. A esto se sumaba la exigencia de cumplir de manera rigurosa con las auditorías de calidad (ISO) y la necesidad de dotar de acceso móvil y seguro a la información al personal desplazado.
Ante esta situación, la prioridad estratégica de Grupo ON pasó por desplegar una solución de gestión integral respaldada por tecnología ERP y automatización de procesos digitales (DPA). El objetivo era que se permitiese estandarizar y conectar toda la actividad corporativa.
«La actividad diaria en administración, ingeniería, operaciones técnicas y calidad dependía en gran medida de gestiones manuales»
EL RETO
Integración con la plataforma Manitou y movilidad para el equipo de campo
Buscando resolver esta problemática de forma definitiva, el proyecto se centró en diseñar e implantar una arquitectura tecnológica capaz de entrelazar cada área de la compañía.
Sincronización centralizada en tiempo real: La infraestructura DPA actúa como núcleo conector, garantizando que el ERP, el software de alarmas y los dispositivos móviles compartan un único flujo de información actualizado.
Modelado y automatización de más de 40 procesos (BPM/DPA): La solución abarca desde el momento en que se procesa el alta de un abonado, la facturación o la gestión de compras, hasta la resolución de incidencias técnicas, el mantenimiento preventivo y el control documental de las auditorías ISO.
Integración con la plataforma de alarmas Manitou: Se interconectó el ERP con sistema de monitorización de alarmas Manitou. De este modo, cualquier evento o modificación de datos en la CRA se refleja de forma transparente e inmediata en la gestión administrativa.
Despliegue de soluciones para el trabajo en campo: Se facilitó a técnicos e instaladores externos una herramienta intuitiva desde la que consultar órdenes de trabajo y registrar actuaciones en tiempo real. Una manera eficiente de erradicar el uso del papel y acelerar los tiempos de respuesta.
EL RESULTADO
Más control, menos papeleo y operaciones más rápidas
Digitalizar la operativa de Grupo ON Seguridad transformó por completo su forma de trabajar, pasando de procesos manuales a una gestión conectada y eficiente.
Los beneficios más destacados tras la implantación, incluye:
- Control total de cada cliente: Seguimiento de todo el historial del abonado, desde el alta hasta el soporte técnico y la facturación, sin perder información por el camino.
- Menos tareas administrativas: Automatización del trabajo repetitivo en oficina y reducción de los errores humanos al introducir datos.
- Técnicos y oficina sincronizados: Avisos y tareas automáticas en tiempo real entre la Central Receptora de Alarmas (CRA), la oficina y el personal de campo.
- Auditorías ISO sin complicaciones: Procesos estandarizados que garantizan el cumplimiento normativo sin añadir burocracia ni perder tiempo.
Este caso demuestra cómo conectar las herramientas de gestión (ERP y CRA) con automatización de procesos permite a una empresa de seguridad operar con mayor rapidez, reducir costes y escalar su negocio sin perder el control.
