Las empresas generan grandes cantidades de datos cada día. Cada pedido, factura, aprobación, incidencia o solicitud deja una huella en los sistemas informáticos. Pero disponer de esos datos no significa necesariamente conocer cómo funcionan realmente los procesos.
Entre el proceso que una organización ha diseñado y el que finalmente se ejecuta puede existir una diferencia importante. Esperas, pasos innecesarios, cuellos de botella o desviaciones que no siempre son visibles a simple vista pueden estar afectando a la eficiencia del negocio.
La Minería de Procesos es la tecnología que permite entender qué está ocurriendo exactamente.
Para profundizar en el tema, nuestro compañero Iván Del Río, Product Owner en Imatia, partició en el espacio Acelera Pyme para explicar de forma práctica cómo transformar los datos de los sistemas de gestión en información útil para tomar mejores decisiones.
Dale al play para ver la entrevista completa:
¿Qué es exactamente un proceso y por qué difiere de la realidad?
Antes de hablar de software, conviene aterrizar el concepto. Como bien explica Iván del Río en la entrevista, podemos definir un proceso como una serie de acciones o pasos que se van repitiendo a lo largo del tiempo, con un inicio definido y un final conocido.
«El primer valor de la Minería de Procesos es que aflora las ineficiencias y los obstáculos reales que hacen sufrir al rendimiento de la organización»
En cualquier empresa coexisten decenas o cientos de procesos: compras, gestión de expedientes, incorporación de personal o resolución de incidencias. El problema habitual no es la falta de diseño, sino que el proceso teórico y el proceso real casi nunca coinciden.
La minería de procesos utiliza los datos registrados para reconstruir y visualizar en minutos cómo se trabaja de verdad.
Los 3 pasos para convertir datos en decisiones útiles
Aplicar Minería de Procesos no requiere proyectos interminables ni sustituir las herramientas que ya utilizas. En palabras de Iván del Río, el recorrido se resume en tres etapas lógicas.
- Extraer la huella digital: Recuperar los datos de los eventos que ya quedan registrados en los programas informáticos de la empresa (ERP, CRM, gestores documentales, etc.).
- Obtener información de valor: Analizar esos registros para identificar retrasos, repeticiones de tareas o desviaciones no planificadas.
- Transformar la información en acciones: Utilizar las evidencias descubiertas para tomar decisiones, corregir cuellos de botella y mejorar la operativa diaria sobre datos reales, no sobre suposiciones.
¿En qué casos o sectores aporta un valor inmediato?
Aunque cualquier organización con sistemas digitalizados puede beneficiarse, Iván del Río destaca dos escenarios donde el impacto es especialmente claro[cite: 5]:
- Sectores con escasez de talento: Cuando resulta complicado contratar personal para ampliar capacidad, la única vía para crecer sin saturar a los equipos es optimizar los procesos existentes[cite: 5]. La minería de procesos permite detectar en qué tareas se pierde tiempo para liberar de carga a los profesionales[cite: 5].
- Entornos con normativa o regulación estricta: En sectores como la sanidad, la administración pública o el ámbito farmacéutico, la herramienta permite evaluar la conformidad con la norma[cite: 5]. Es decir, comprobar de forma automática si los expedientes y trámites cumplen con las pautas exigidas[cite: 5].
¿Cómo empezar sin arriesgar? La experiencia piloto
A la hora de adoptar esta tecnología, la prudencia y el sentido común son clave. La mejor forma de comprobar si esta metodología encaja en tu organización es arrancar con un proyecto piloto acotado.
«Escoge un proceso concreto, un periodo de datos delimitado y un par de preguntas que quieras responder. Un piloto permite ver de forma rápida si la información que obtienes compensa la inversión»
¿Quieres descubrir las ineficiencias de tus procesos?
En Imatia te ayudamos a analizar tus datos de manera práctica y sin complicaciones. Si quieres explorar cómo la Minería de Procesos puede ayudar a tu equipo a trabajar con más tranquilidad y eficiencia, contacta con nosotros y organizaremos una primera valoración sin compromiso
