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Este ayuntamiento pontevedrés consiguió que sus ciudadanos pudieran solicitar servicios públicos de forma más sencilla y que dichas solicitudes fueran atendidas en menos tiempo. Gracias a un equipo de gobierno y unos empleados que colaboraron en la implantación y puesta en marcha de una Sede Electrónica y un gestor de expedientes, como parte de una solución integral de e-Administración.

concello vilagarcia de arousa

“Implantar la Administración Electrónica en nuestro ayuntamiento nos ha permitido reducir el tiempo medio de tramitación y así responder más rápido a las necesidades de los ciudadanos. Imatia nos ayudó a mejorar muchos procesos que anteriormente hacíamos de forma manual y sin compartir la información disponible, pero sobre todo se hizo buscando en todo momento la colaboración de los empleados públicos, de forma progresiva y adaptándose a nuestras necesidades”. Rosa Losada Suárez, Secretaria General del Concello de Vilagarcía de Arousa.

SITUACIÓN INICIAL

En el año 2016, el Concello de Vilagarcía de Arousa realizaba la gran mayoría de sus procedimientos de forma manual. Aunque disponían de un gestor de expedientes, este solo se utilizaba en el Registro y en el departamento de Urbanismo, ya que eran las únicas áreas donde el personal responsable había sido formado en su momento. En el resto del ayuntamiento, contaban con algunas aplicaciones informáticas, pero éstas no estaban conectadas, no automatizaban las tareas más importantes, ni permitían trabajar con información unificada sobre los trámites. Por lo que en la práctica no dejaba de ser un trabajo manual, aunque intervinieran ordenadores.

Por otra parte, el ayuntamiento no contaba todavía con una Sede Electrónica. Cuando un ciudadano quería solicitar información o realizar cualquier tipo de trámite debía desplazarse al Concello y ser atendido por un empleado público.

Durante muchos años, esta forma de trabajar había sido suficiente para responder a las necesidades del Concello, pero en 2016 los ciudadanos demandaban un servicio más rápido y fácil de usar, acorde con las ventajas que la tecnología ya les estaba aportando en otros ámbitos de su vida. Por su parte, la gran mayoría de los empleados públicos se encontraba en una situación similar, ya que empleaban gran parte de su tiempo haciendo tareas rutinarias y tediosas, que no se veían recompensadas con un mejor servicio al ciudadano.

Conscientes de la situación, el equipo de gobierno de Vilagarcía decidió tomar cartas en el asunto y buscar una solución para modernizar el Concello. Con el impulso de su Secretaria General, Rosa Losada, y del responsable del departamento informático, Juan Luis Núñez, se pusieron a estudiar las distintas alternativas existentes.

SOLUCIÓN ADOPTADA

Finalmente, decidieron confiar en Cividas e-Gov, el gestor de expedientes que ya estaba funcionando con éxito en las áreas de Registro y Urbanismo, extendiendo su uso al resto del ayuntamiento. La clave para lograrlo fue la contratación, a comienzos de 2017, de un servicio de dinamización para los empleados públicos, en los que un experto en Cividas e-Gov y Administración Electrónica proporcionaría asistencia técnica profesional e “in situ”.

Una de las características que resultaba más importante para el equipo de gobierno era el carácter modular de esta solución, que les permitía evolucionar al ritmo que necesitaban, dando especial importancia a lograr la aceptación de los usuarios. La solución desarrollada por Imatia contaba además con gran experiencia en otros ayuntamientos y estaba presente en las principales administraciones de Galicia.

De esta forma, se agilizaron los procesos de tramitación interna en el Concello, automatizando muchas de las tareas que anteriormente se realizaban de forma manual y dotando a los empleados de un buzón en el que se les indicaba cuáles debían realizar en cada momento y su prioridad, todo ello sobre un repositorio único de expedientes. Además de otras muchas herramientas que facilitaban su trabajo diario, como la firma electrónica.

Paralelamente, se puso en marcha el desarrollo de la Sede Electrónica de Vilagarcía de Arousa. En esta web, los ciudadanos tendrían acceso a información sobre todos los servicios disponibles en el Concello, así como los requisitos y formularios necesarios para solicitarlos. Además de otras funcionalidades, como la posibilidad de consultar el estado de sus expedientes o descargar documentos oficiales, como volantes de empadronamiento.

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RESULTADO

El resultado fue todo un éxito del equipo de gobierno de Vilagarcía de Arousa, así como de los empleados públicos de este ayuntamiento, que actualmente utilizan Cividas e-Gov para tramitar el 95% de los expedientes administrativos del Concello. El personal percibió rápidamente los beneficios que esta solución les proporcionaba a la hora de facilitar y hacer más eficiente su trabajo, lo cual se tradujo en una estrecha colaboración de todo el ayuntamiento para poder conseguir el éxito finalmente alcanzado. Según sus propias palabras, Cividas e-Gov les ha permitido ahorrar mucho tiempo en la tramitación de expedientes.

Por su parte, muchos ciudadanos comenzaron a realizar online sus trámites. Principalmente para su comodidad, ya que se evitan desplazamientos, esperas y restricciones horarias; pero también redujeron la atención presencial en el Concello, lo que permite a los empleados públicos dedicarse a otras tareas. Casi 200 solicitudes mensuales llegan a través de la Sede Electrónica, un 20% del total.

El éxito de la solución ha radicado en el aumento de eficiencia experimentado, así como en su facilidad para la gestión del cambio y la implementación iterativa de los procesos para adaptarse a la forma de trabajar de los usuarios, siendo la aceptación de estos últimos la clave fundamental para la consecución de los objetivos planteados.

Un éxito que ha llevado al equipo de gobierno a seguir desarrollando la e-Administración en Vilagarcía de Arousa, de la mano de Imatia. A comienzos de 2018 se integró la Sede Electrónica de este ayuntamiento con la plataforma Cl@ve, un sistema de acceso electrónico a servicios públicos impulsado por el Gobierno de España, que pretende unificar y simplificar este proceso para que los ciudadanos no tengan que recordar claves diferentes para acceder a los distintos servicios. Siendo uno de los primeros ayuntamientos de Galicia en hacerlo posible.

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SOBRE EL CONCELLO DE VILAGARCÍA DE AROUSA:

Vilagarcía de Arousa es un ayuntamiento gallego situado en la comarca de O Salnés (Pontevedra). Tiene algo más de 37.000 habitantes, siendo el noveno más poblado de Galicia, y está situado a 25 kms. de la ciudad de Pontevedra.

Su principal actividad comercial está ligada al comercio marítimo, gracias a su ubicación en plena Ría de Arousa y a su histórico puerto, activo desde mediados del siglo XIX. Es además un importante foco turístico, así como de ferias y congresos, debido a su proximidad y buena comunicación con las Rías Baixas.

http://www.vilagarcia.es/

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