Un ayuntamiento en crecimiento pero de reducido tamaño consiguió ser más eficiente y reducir sus plazos de tramitación gracias a la implantación progresiva de la Administración Electrónica, comenzando por los procedimientos más prioritarios, adaptándose a la forma de trabajar de sus empleados y asegurando la viabilidad económica del proyecto.
PROBLEMA A RESOLVER
Nigrán es un pequeño ayuntamiento de 19.000 habitantes, que debido a su situación costera triplica su población durante los meses de verano. Esta privilegiada localización en plenas Rías Bajas y su proximidad a una ciudad de gran tamaño como es Vigo, había provocado en los últimos años un fuerte crecimiento, tanto poblacional como en el número de expedientes a tramitar en el Concello.
A pesar de su crecimiento, el Concello de Nigrán seguía teniendo un tamaño relativamente pequeño, con limitaciones tanto de personal como de espacio físico.
Sus 50 empleados públicos, entre los que no había personal especializado en informática, comenzaban a tener problemas para responder al aumento de expedientes a tramitar, lo que terminó por generar incrementos en los plazos de respuesta. A todo ello se unía la falta de información unificada sobre los trámites que se llevaban a cabo, así como la existencia de unos sistemas de información dispersos e independientes.
Todo esto hizo que el equipo de gobierno se plantease abordar un proyecto de modernización administrativa, que les permitiera responder a sus necesidades crecientes, pero con una solución que se adaptase a su tamaño reducido y que a la vez pudiera evolucionar a medida que lo hicieran sus necesidades.
SOLUCIÓN ADOPTADA
El Concello de Nigrán decide contar con la ayuda de Imatia en el año 2008 y realizar un proceso de mejora continua, con una solución enfocada a mejorar los procesos de tramitación y no a actuar como un instrumento de control.
Para el ayuntamiento era fundamental el carácter modular de la aplicación desarrollada por Imatia, que les permitiría adoptar una solución con capacidad de evolución y orientada a lograr la aceptación de los usuarios. Se decidió comenzar a implantar procedimientos de forma progresiva hasta un total de 200, hasta llegar a abarcar todas las áreas de gestión del ayuntamiento: urbanismo, contratación, recaudación, personal, policía, medio ambiente, etc.
Por otra parte, se contrató un servicio de dinamización para los empleados públicos durante un periodo de 2 años, en los que un experto en software y Administración Electrónica proporcionaría asistencia técnica profesional e “in situ”.
RESULTADO
El resultado fue todo un éxito del equipo de gobierno de Nigrán, así como de los empleados públicos de este ayuntamiento, que actualmente utilizan este software para tramitar los expedientes administrativos de todas las áreas del Concello. El personal percibió rápidamente los beneficios que esta solución les proporcionaba a la hora de facilitar y hacer más eficiente su trabajo, lo cual se tradujo en una estrecha colaboración de todo el ayuntamiento para poder conseguir el éxito finalmente alcanzado.
Más de 12.000 expedientes han sido gestionados con el software de Imatia desde 2008, repartidos entre las 15 áreas diferentes del ayuntamiento. El éxito de la solución ha radicado en el aumento de eficiencia experimentado, así como en su facilidad para la gestión del cambio y la implementación iterativa de los procesos para adaptarse a la forma de trabajar de los usuarios, siendo la aceptación de estos últimos la clave fundamental para la consecución de los objetivos planteados.
SOBRE NIGRÁN:
Nigrán forma parte de la Mancomunidad de Vigo, una asociación de municipios limítrofes con dicha ciudad del sur de Galicia, que entre los años 2007 y 2008 decidieron implantar la Administración Electrónica con Imatia. Hemos seleccionado este caso de éxito para ilustrar este exitoso proyecto, que fue llevado a cabo de manera similar en los otros ocho ayuntamientos pertenecientes a la ya mencionada Mancomunidad.
