Flujos impredecibles y falta de visibilidad, el obstáculo en la gestión pública
La contratación en el sector público es un ámbito sujeto a un estricto marco normativo donde la transparencia y la eficiencia son prioritarias. No obstante, cuando las tramitaciones involucran a múltiples órganos gestores, analizar el comportamiento real de cada procedimiento se convierte en un reto de gran complejidad.
En el caso de la Xunta de Galicia, la administración se enfrentaba a una acusada falta de visibilidad end-to-end sobre el ciclo de vida de sus expedientes de contratación. Por una parte, existía una alta variabilidad operativa. En la práctica, casi ningún expediente avanzaba por una ruta idéntica. Por otra parte, la información se encontraba dispersa en fuentes de datos heterogéneas y poco estandarizadas.
Esta opacidad dificultaba enormemente la detección de cuellos de botella y la medición de los tiempos de espera entre fases. Asimismo, resultaba complejo determinar cómo influían variables externas —como el número de licitadores o la tipología de contrato— en los costes y en la carga de trabajo de los empleados públicos.
Para resolver esta incertidumbre, la administración gallega apostó por aplicar inteligencia de datos y técnicas de minería de procesos (Process Mining), con el propósito de radiografiar la tramitación real y fundamentar la toma de decisiones en evidencia objetiva.
«En la práctica, casi ningún expediente avanzaba por una ruta idéntica y la información se encontraba muy dispersa»
EL RETO
Descubrir los procesos y reconstruir el flujo real
Con el fin de transformar este escenario, se llevó a cabo un proyecto de analítica avanzada. Nos centramos en reconstruir la huella digital de cada expediente.
Visualización interactiva y animación de procesos: Creación de cuadros de mando dinámicos con simulación del flujo de expedientes a lo largo del tiempo. Así facilitamos la comprensión del comportamiento de los recursos y sus cargas de trabajo.
Ingeniería y preparación de datos (Data Engineering): Extracción, limpieza y consolidación de los registros de eventos (event logs) procedentes de las distintas plataformas de tramitación de la Xunta.
Descubrimiento y análisis de variantes con Process Mining: Modelado automático del flujo real de trabajo para identificar los itinerarios más frecuentes, los bucles de re-trabajo y las desviaciones frente al procedimiento teórico.
Auditoría de tiempos de ciclo y rendimiento: Medición precisa de los tiempos de tránsito y parada en cada hito. Conseguimos así determinar en qué fases se concentraban las demoras.
EL RESULTADO
Evidencia objetiva, eliminación de cuellos de botella y gestión eficiente de recursos
La introducción de la minería de procesos ha dotado a la Xunta de Galicia de un «mapa de calor» en tiempo real sobre su modelo de contratación.
Entre las principales mejoras operativas alcanzadas destacan:
- Visibilidad integral y objetiva: Diagnóstico preciso sobre la duración media de los expedientes y sus cuellos de botella reales. De este modo dejamos de lado las estimaciones intuitivas.
- Detección de ineficiencias ocultas: Identificación inmediata de tareas duplicadas, bucles de aprobación y fases con mayor latencia.
- Dimensionamiento optimizado de recursos: Comprensión del impacto real del volumen de licitaciones sobre los equipos de gestión. Así se facilita una mejor redistribución de cargas de trabajo.
- Base sólida para la mejora continua: Capacidad de simular y proyectar cambios normativos o procedimentales sobre datos reales antes de su implantación.
En definitiva, este proyecto demuestra cómo la minería de procesos (Process Mining) permite a las administraciones públicas aportar transparencia, rigor analítico y eficiencia a sus flujos más complejos.